Después de muchos eventos, hemos visto repetirse los mismos errores. Ninguno es grave si se detecta a tiempo, pero cualquiera de ellos puede estropear un evento si aparece el mismo día. Esta es la lista, con la solución de cada uno.
1. Calcular los cascos por inscritos, no por asistentes simultáneos
Si tienes 300 inscritos repartidos en sesiones que no coinciden, no necesitas 300 cascos. Calcula el aforo de las sesiones que funcionan a la vez y añade un 5-10 % de margen.
2. Quedarse corto de canales
Cada sala paralela o cada idioma de traducción es un canal y necesita su transmisor. Cuenta todas las fuentes de audio simultáneas antes de pedir presupuesto. Nuestros cascos tienen tres canales.
3. Improvisar el reparto
Repartir 200 cascos con la gente entrando ya en la sala genera colas y retrasos. Decide antes si se entregan en la acreditación, en las sillas o en la puerta, y quién se encarga. Una azafata dedicada lo resuelve.
4. Olvidar la devolución
Si no hay un punto de recogida claro, los cascos acaban en bolsos y coches. Pon cajas visibles en cada salida y pide un documento o la acreditación a cambio.
5. No probar con la sala llena
Una prueba con la sala vacía no detecta todo. Haz una comprobación rápida con el público dentro, desde las últimas filas.
6. No prever micrófono para el público
El turno de preguntas es el momento en que más se nota. Si quien pregunta no tiene micrófono, nadie con cascos le oye. Ten siempre un micrófono de mano conectado al transmisor.
7. Dejar la carga para el último momento
En eventos de varios días, los cascos hay que cargarlos por la noche. Con baterías de unas diez horas, una jornada completa no es problema, pero dos seguidas sin cargar sí.
8. Comparar precios que no incluyen lo mismo
Un precio por casco muy bajo puede no incluir transporte, montaje, transmisores, técnico ni recogida. Compara siempre el precio final del evento. Nosotros lo enseñamos todo en la calculadora de presupuesto y en cuánto cuesta alquilar auriculares.
9. Reservar demasiado tarde
En semanas de grandes congresos y ferias, el material se agota. Reserva con dos o tres semanas de antelación como mínimo, y antes si el evento es fuera de tu ciudad.
La forma fácil de evitarlos
El pack Comfort está pensado precisamente para esto: incluye pruebas técnicas de instalación y sonido, un técnico durante el evento, una azafata que reparte y recoge los cascos, un micrófono de diadema y otro de cable. Para 100 personas cuesta 850 € + IVA. Si es tu primer evento con auriculares, empieza por cómo elegir auriculares para una conferencia o revisa las preguntas frecuentes.