Checklist de audio para un congreso: lo que no se te puede olvidar

El audio es lo que más se nota cuando falla en un congreso. Un micrófono que se acopla, una sala donde no se oye o una traducción que llega cortada estropean el mejor programa. Esta checklist resume lo que revisamos nosotros en cada evento, ordenado por momentos.

Cuatro a seis semanas antes

• Cierra cuántas salas y cuántas sesiones paralelas habrá en cada franja.
• Decide si hay traducción simultánea y a cuántos idiomas. Cada idioma es un canal.
• Calcula los auriculares: el aforo de las sesiones que coinciden en el tiempo más un 5-10 % de reserva.
• Pide al recinto el plano de las salas, los puntos de electricidad y los horarios de montaje y desmontaje.
• Reserva el material y el técnico. En temporada alta, cuanto antes mejor.

Dos semanas antes

• Confirma el programa definitivo y quién habla en cada sala.
• Pregunta a los ponentes si usarán vídeos con sonido o conexión remota.
• Decide cómo se reparten y recogen los cascos: en la acreditación, en la puerta de cada sala o en las sillas.
• Prepara la señalización: cada sala con su canal y su color.

El día anterior

• Si es posible, monta y prueba el día antes. En Barcelona ciudad lo hacemos por 100 €.
• Comprueba que todos los auriculares están cargados (duran unas diez horas).
• Prueba cada transmisor conectado a su mesa de sonido o micrófono.
• Revisa la cobertura desde la última fila de cada sala.

El día del congreso

• Llega con tiempo: nosotros estamos al menos tres horas antes de abrir puertas.
• Prueba los micrófonos de cada ponente antes de su sesión, con el ponente.
• Ten un micrófono de mano preparado para las preguntas del público en cada sala.
• Deja auriculares y baterías de repuesto en un punto conocido por todo el equipo.
• Haz una ronda en cada cambio de sesión para comprobar que la gente está en el canal correcto.

Al terminar

• Recoge los auriculares en las salidas con cajas bien visibles.
• Cuenta el material con el proveedor antes de que se vaya.
• Si el congreso sigue al día siguiente, deja todo cargando por la noche.
• Apunta qué ha fallado para el próximo año.

¿Te ayudamos?

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