Muchos congresos tienen más contenido que salas. Alquilar tres salas pequeñas además de la plenaria encarece el evento, obliga a mover a la gente por pasillos y deja salas medio vacías. Hay otra forma: dividir un mismo espacio en varias sesiones paralelas y que cada público escuche la suya con auriculares inalámbricos.
La idea en una frase
Cada sesión tiene su propio transmisor y su propio canal. Los asistentes eligen el canal en su casco y oyen solo a su ponente, aunque la sesión de al lado esté a cinco metros. Sin paredes, sin eco cruzado y sin tener que subir el volumen.
Cómo distribuir la sala
- Separa los escenarios lo máximo posible y oriéntalos hacia direcciones distintas, para que el público de una sesión no mire las pantallas de otra.
- Usa biombos, plantas o roll-ups como separación visual. No hace falta que aíslen el sonido: el sonido va por los cascos.
- Pon una pantalla por sesión y, si puedes, un ponente con micrófono de diadema para que tenga las manos libres.
- Deja pasillos amplios para que la gente pueda cambiar de sesión sin molestar.
Cuántos canales y cuántos cascos
Nuestros auriculares tienen tres canales, así que puedes tener hasta tres sesiones a la vez en el mismo espacio. Para el número de cascos, suma los asientos de las tres sesiones y añade un pequeño margen. Si la plenaria y las sesiones paralelas son en momentos distintos, los mismos cascos sirven para todo: en la plenaria todo el mundo está en el mismo canal.
Señalización: el color del canal
El aro LED de nuestros cascos se ilumina con un color distinto según el canal: verde, azul o rojo. Aprovéchalo. Pon un cartel del mismo color en cada escenario («Sesión A · canal verde») y en el programa impreso. Así cualquiera sabe en qué canal tiene que estar, y el personal de sala detecta de un vistazo quién se ha equivocado.
Errores frecuentes
- No probar todos los canales con la sala llena. Haz la prueba con el público dentro, desde la última fila de cada sesión.
- Olvidar las preguntas del público. Si hay turno de preguntas, cada sesión necesita un micrófono de mano conectado a su transmisor.
- Empezar todas las sesiones a la vez sin margen. Deja cinco minutos entre sesiones para que la gente cambie de canal y de zona.
- No pensar en la devolución. Con tres sesiones, pon un punto de recogida en cada una.
Cuánto cuesta
Para tres sesiones de unas 60 personas a la vez, con 200 cascos, el pack Premium para 200 personas incluye hasta tres transmisores, técnico y azafata. Si ya tienes técnico propio, el pack Esencial para 200 personas (1.000 € + IVA) con dos transmisores extra a 25 € cada uno también funciona. Compara opciones en la calculadora de presupuesto.
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